Tommi Pääkkö ,

Ajatuksia sähköpostikulttuurista

Nykyaikainen sähköpostikulttuuri on jotenkin vinksahtanutta. Viestejä lähetetään miettimättä sisältöä ja merkitystä tai vastaanottajia. Ja tuossa kulttuurissa sisällä olo levittää samaa rappeutumista ympärilleen. Halusi sitä tai ei. Viestin alhaalta löytyy syy, miksi en tykkää top postaamisesta.

Viestin loppuun vastaaminen

Itse aikanaan tutustuin sähköpostin käyttöön erilaisten netikettien ja sähköpostilistojen ohjeistusten kautta. Perustyylinä oli vastaaminen viestin loppuun, alaosaan. Niinpä itse käytin (ja edelleenkin osittain käytän) viestin alapuolelle vastaamista sähköpostissa. Tällöin viestiketjuun kesken kaiken mukaan tullut pystyy hyvin nopeasti lukemaan ketjun sisällön.

Omassa käytössä bottom posting muokkaantui ja kehittyi siten, että jokainen viesti luettiin ja vastauksen yhteydessä siitä lainattiin vain tarvittava. Eli koko viestiä ei lainattu, vain oleellinen osa siitä. Oletuksena kuitenkin on, että viestin lähettäjällä on oman viestin sisältö pääkohdilta tallessa ja muistissa. Kaiken lisäksi tämäntyyppisellä vastaamisella vastaus tulee suoraan “vastattavan” kohdan alapuolelle. Niinpä viesti on helpompi ja nopeampi selata läpi.

Nykyisellään olen pakotettu käyttämään top postingia, viestin yläpuolelle vastaamista. Tämä ei oikeasti ole mukavaa tai helppoa. Pahinta asiassa on se, että parhaimmillaan saamani viestit sisältävät kymmeniä viestejä aikaisemmasta viestiketjusta, jossa en ole ollut mukana. Sinänsä mukava tietää asiat, joista viesteissä ollaan käyty läpi, mutta minua ei oikeasti kiinnosta. Luen viestin, joka on viimeisin (ylin) enkä edes halua tietää mitä sen alapuolella on. Ja uskon, että suurin osa viestin lukijoista lukee sen samalla tavalla. Viimeisin ketjun viesti kiinnostaa.

Jos joka tapauksessa vain viimeisin viesti (ylin viesti) kiinnostaa ja loppu ketju on turhaa niin miksi se on siellä mukana? Nykyisessä tehostetussa työyhteisössä viestien lähettämistä tulisi miettiä enemmän kuin 10 sekuntia. Jos minä viitsin lähettää viestin eteenpäin niin minun pitäisi myös jaksaa miettiä sen sisältö. Valmiiksi mietitty ja jäsennelty sisältö on:

  • nopeampi lukea
  • helpompi sisäistää
  • helpompi hakea myöhemmässä vaiheessa
  • sisältää vain tarvittavan tiedon
  • jättää vähemmän varaa tulkinnalle

Viestiketjuun osallistujat

Joskus joku amerikkalainen tutkimus paljasti, että jaettu vastuu on vähemmän vastuuta kuin yhdelle annettu vastuu. Tutkimuksessa taidettiin nostaa esille vastuu rikoksen silminnäkijöiden suhteen. Jos silminnäkijä tiesi olevansa ainoa rikoksen todistaja niin todennäköisyys ilmoittaa poliisille oli suurempi kuin tapauksissa joissa hän tiesi että rikoksella oli useampia silminnäkijöitä. (Jos joku tietää tämän tutkimuksen niin linkkiä kehiin).

Minä uskon että sama pätee sähköpostien suhteen. Jos viesti joka vaatii reagointia menee useammalle vastaanottajalle, vasteaika kasvaa. Ja vasteaika kasvaa vielä enemmän, jos ketään ei edes viestin osallistujissa nosteta toisten yläpuolelle (vrt. kaikki To-kentässä tai yksi To-kentässä ja loput Cc-kentässä). Jos viestissä osoitetaan tehtävät selkeästi eri henkilöille niin vastuuhan jaetaan osa-alueisiin selkeästi. Mutta (lyhyen) kokemukseni pohjalta näin ei yleensä ole.

FYI

Ehkä yksi huonoiten käytetyistä termeistä, FYI. Mitä tuo loppujen lopuksi meinaa? Tässä sinulle tiedoksi. For Your Information. Kyseessä on siin informatiivinen viesti, joka ei (minun tulkinnan) perusteella vaadi jatkotoimenpiteitä.

Kyseessä on siin oikein käytettynä hyvä ja fiksu tapa informoida viestiin jollakin tapaa liittyviä henkilöitä ilman että heidän tarvitsee osallistua itse keskusteluun tai että heidän tulisi tehdä mitään viestiin liittyen. Toki nämä ovat sallittuja mutta viesti ei velvoita tai vaadi jatkotoimenpiteisiin. Omassa käytössä tämä on ollut hyvin vähäistä, koska en ole ollut sen tyyppisessä sähköpostiliikenteessä osallisena, jossa tälle olisi juurikaan käyttöä. Mielestäni itse kirjainlyhenne kuitenkin kuuluisi aihekenttään eikä viestin sekaan. Näin selkeästi voitaisiin nostaa esiin viestin aihe (informatiivisuus). Esimerkki:

Subject: Asiakkaan X ftp-tunnukset (FYI)

Yllä oleva kertoo hyvin, mistä on kyse. Eikä vaadi jatkotoimenpiteitä.

Linkkejä muualle

Muuta

Miksi minä en tykkää top postauksesta

Kommentit (0)

This thread has been closed from taking new comments.