Tommi Pääkkö ,

Parempaa sähköpostia

Sähköpostikulttuuri ja sähköpostin käyttö on erittäin maukas aihepiiri. Työkalua tulee käytettyä päivittäin joko mobiilisti tai työpöydältä. Se on osa arkea ja pyhää. Sähköpostin tehokas käyttö on haastavaa, siksipä minäkin olen siihen hakenut tehostusta useaan otteeseen.

Tämän merkinnän kirjoittaminen lähti oikeastaan Digimogulin vastaavasta aiheesta. Digimogulin artikkeli on erittäin mielenkiintoinen ja suosittelenkin sen lukemista.

Parempi sähköpostiprosessi

Kolmisen vuotta takaperin lähdin hakemaan itselleni parempaa työtapaa. Syynä oli tuore yrittäjyys ja sitä kautta halu kehittää itselle järjestelmällisempi ja tehokkaampi tapa tehdä asioita. Tällöin tutustuin David Allenin GTD-prosessiin (Getting Things Done).

Lyhykäisyydessään GTD-prosessi perustuu tehtäviin, joille määritellään erilaisia tiloja. Tilat voivat olla esimerkiksi huomenna, joskus tai vaikka arkisto. Mikäli aiheeseen haluaa tutustua tarkemmin, suosittelen kirjan lukemista. Siitä löytyy myös suomenkielinen versio, nimi on muistaakseni Kerralla valmiiksi.

David Allenin GTD-prosessin yhteydessä tutustuin sellaiseen kaveriin kuin Merlin Mann. Tai itseasiassa hän oli jo puolituttu TWIT.tv:n TWIT-netcastista. Hänen työtapansa oli tukimisen arvoinen ja sitä kautta törmäsin Inbox Zero metodiin.

Inbox Zero on metodi, johon kaavin tiedon monesta eri paikasta. Lyhykäisyydessään kyseessä on tapa pitää sähköpostin Inbox tyhjänä. Tai mahdollisimman pienenä. GTD-metodin mukaisesti sähköpostit ovat tehtäviä ja ne pitää luokitella. Jokaisen viestin kohdalla mietitään, tarvinko tätä tietoa. Sallitut vastausvaihtoehdot ovat kyllä tai ei. Mikäli vastaus on ei, heitetään viesti samantien roskiin.

Mr Mann taisi jossakin haastattelussa tai blogauksessa todeta työtavastaan suurinpiirtein näin: I do it because I suck at it.

Paremman sähköpostiohjelman etsintä

Olin jossain määrin saanut rakennettua itselleni toimivan sähköpostijärjestelmän. Siinä vain oli yksi kohtalaisen kokoinen hidaste. Nimittäin itse sähköpostiohjelma. Applen Mailissa on yksi suuri puute, viestien merkkaus eli tägäys. Tai itseasiassa tägäyksen rajoittuneisuus. Toki liitännäisenä on saatavana MailTags-niminen näppärä palikka mutta tuo minun mielestäni pitäisi olla jo vakiona. Kokeilin trialin verran MailTags-liitännäistä mutta satuin pitämää koejakson samaan aikaan kun Mailista tuli uusi versio. Ja sain karvaasti pettyä, kun hyvä liitännäinen meni rikki.

Miksi pidän tägäystä tärkeänä ominaisuutena sähköpostiohjelmassa? Mielestäni vanha tapa jakaa sähköpostit kansioihin on todella huono ja työläs. Rakennetaanko kansiot projektien, henkilöiden vai työtehtävien mukaan? Mistä löydän nopeasti tietyn viestin. Apple Mailin haku on tehokas, mutta suurella arkistolla sekin löytää valtavasti osumia.

Päädyin siis hakemaan sopivaa sähköpostiohjelmaa. Thunderbird oli vanhasta muistista listalla testissä. Testiä taisi kestää pari viikkoa mutta se vain ei ollut yhtä näppärä kuin Mail. Seuraavaksi testii tuli PostBox, joka on Thunderbird-johdannainen. Odotukset eivät olleet kovinkaan korkealla, koska Mail on oikeasti pätevä sähköpostiohjelma puutteestaan huolimatta. Yllätyin, positiivisesti. PostBox oli koko testijakson käytössä ja lopulta ostin lisenssin.

Sähköpostiprosessin rakentaminen

Alkoi vaikein vaihe, lihasmuistin rakentaminen. Ajatus hyvästä prosessista on vain ajatus, jos sitä ei siirrä teon tasolle. Niinpä aloitin siirtymisen uuteen tapaan käsitellä sähköpostejani.

Prosessini koostuu hyvin yksinkertaistettuna kahdesta vaiheesta, viestin tägäyksestä ja viestin arkistoinnista. Voisi puhua modifioidusta GTD- tai Inbox Zero -prosessista.

Viestin tägäysvaiheessa viesti luetaan ja sen merkitys määritellään. Tarpeeton tieto poistetaan, tarpeellinen tägätään. Tägejä ovat asiakkuus, projekti, alaprojekti, tyyppi (bugi, toive) ja aihealue (web, mail, shop, käytettävä tuote). Jos viesti vaatii toimintaa ja se vie vain hetken (pari minuuttia) tehdään se mahdollisuuksien niin salliessa heti. Muussa tapauksessa viesti jää Inboxiin. PostBox helpottaa tägäysvaihetta huomattavasti, koska samaan ketjuun tulevat uudet viestit tägäytyvät automaattisesti.

Viestin arkistointi on viestin arkistointia. Minulla ei ole olemassa kuin yksi sähköpostiarkisto, jonne kaikki arkistoitavat viestit menevät. Viesti arkistoidaan siinä vaiheessa, kun sille on tehty sen vaatima toiminta.

Yhteenveto ja loppusanat

Olen käsitellyt sähköpostini tällä tavalla nyt reilun vuoden. Alussa suunnitelmani tägäyksen suhteen olivat kunnianhimoisemmat mutta käytäntö osoitti etten pysty pitämään niin hankalaa prosessia yllä. Tämän sähköpostikäsittelyn lisäksi käytän enemmän tai vähemmän satunnaisesti todo-listaa (riippuu työtehtävien määrästä), jonne puran isommat sähköpostit pienemmiksi kokonaisuuksiksi. Tällä tapaa olen saanut pidettyä Inboxini 5-20 viestiketjun kokoisena koko ajan. Välillä viestien määrä on kasvanut huomattavan suureksi joten olen pitänyt nollaushetkiä silloin tällöin. Nollaushetken aikana käyn sähköpostit vanhemmista uusimpaan läpi ja tarkistan tehtävien tilan. Useimmiten siellä on viestejä, jotka olen unohtanut arkistoida.

Koen tehostaneeni omaa sähköpostin käyttöä tällä tavalla. Inboxissa on vain ajankohtaista ja tärkeää tietoa. Esimerkiksi erilaiset uutiskirjeiden tms. mukana tulleiden demojen ja uutisten urlit menevät tällä hetkellä Kippt-pavelussa omalle listalle.

Mainittakoon vielä, että olen pyrinyt sähköpostin käytössä vähentämään sähköpostin lukukertoja. Ajatuksissa on pyörinyt neljä tarkistuskertaa päivään, aamulla töihin mentäessä, 11 tienoilla lounastaukoa ennen ja lounastauon jälkeen ja 14-15 välillä ennen päivän loppua. Tiedän että tuo on hieman utopiaa, kun joka tapauksessa lähetän sähköpostia muulloin, kuin noina aikoina. Ehkä pyrkimys pitää sähköpostin tarkistus vain kulloinkin työn alla olevassa projektissa on realistisempi.

Kommentit (0)





Allowed tags: <b><i><br>Add a new comment: